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如何做好展會開始前的準(zhǔn)備工作？

返回列表來源：admin 發(fā)布日期 2016-07-20 瀏覽：





在進行會展活動時，也有很多小細節(jié)需要注意，這樣才能呈現(xiàn)一個令人滿意的展臺設(shè)計效果

(1)提供舒適環(huán)境

作為參展商，應(yīng)當(dāng)向主辦方確認會展場館中的空調(diào)、照明、電梯、衛(wèi)生間等基本設(shè)施必須擁有足夠的數(shù)量并且確保運行可靠、安全。使會展活動能順利舉行。

(2)安全第一

展會活動其中一個特性是大量的使用者(展商、觀眾、講者、出席會議人士、嘉賓、工作人員等)在活動進行期間逗留或進出會場。保障場地使用者的安全是首要考慮。因此，會展中心內(nèi)有關(guān)安全的設(shè)施如消防系統(tǒng)、走火通道、防火裝置、警報系統(tǒng)、廣播設(shè)備、緊急照明系統(tǒng)、后備發(fā)電機、控制中心等必須保證時刻運作正常。場館的工作人員亦須有足夠的能力去處理隨時可能發(fā)生的火警或其他突發(fā)緊急事故。

(3)物料和展品進出的便捷

會議展覽活動一經(jīng)確定，開展的日期一般是難以更改的。貨物裝卸、車輛調(diào)度、貨梯、車道等運作和管理，必須配合會展活動的要求，以便大量的物料可以在既定的有限時間內(nèi)進出會場。因此，保證物料和展品進出場館的便捷就成為管理的重點內(nèi)容之一，必須為會展中心的企業(yè)管理者所重視。

如何做好展會開始前的準(zhǔn)備工作？(圖1)

(4)建筑物及設(shè)備妥善的維修保養(yǎng)

會展中心建筑物和基本設(shè)施的日常維修保養(yǎng)，同樣很關(guān)鍵。如因設(shè)施的運作突然出現(xiàn)問題或技術(shù)支援不足而導(dǎo)致會展活動延誤甚至中止，其代價和后果可能是相當(dāng)高，而且是非常嚴重的。會展中心場館設(shè)施內(nèi)的設(shè)備和系統(tǒng)運作在場館整體營運成本中占有重要部分，良好的維修保養(yǎng)，不僅可以防止設(shè)備和系統(tǒng)發(fā)生故障，而且還可以延長設(shè)備的使用壽命、提供系統(tǒng)的工作效率，從而可降低不必要的水電消耗和更換成本。

(5)慎重增添特別設(shè)備或器材

不同類型的會議和展覽活動可能需要一些非常特別的設(shè)備或器材，以便于會展活動的正常進行。特殊的設(shè)備或器材一般應(yīng)以租借的方式來滿足特殊會展活動的需求。如果添置過量或特殊器材只是為了滿足個別項目的特別需要，那顯然只會增加日后維修保養(yǎng)的成本和設(shè)備的儲存成本。因此，對有關(guān)特殊設(shè)備的采購應(yīng)持慎重態(tài)度。

(6)注重環(huán)保

環(huán)境保護是人類共同的課題，任何組織和個人都必須引起高度的關(guān)注。從會展活動的實踐考察中我們看到，會展活動往往不重視環(huán)保，比如，大量的物料往往在短短數(shù)日的活動后便遭丟棄，場地的廢物也難以處理。因此，會展中心的管理者要把環(huán)境保護放在一個主意的位置來對待。比如分類處理廢物，盡量增加廢物循環(huán)再使用的機會?，F(xiàn)在，有些場館中心已經(jīng)制定了對環(huán)境保護的具體措施，規(guī)定了在他們的場館內(nèi)禁止使用非環(huán)保物料。


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