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參展者如何做好展會籌備工作

返回列表來源:admin 發(fā)布日期 2016-07-20 瀏覽:

 

好的展會供不應(yīng)求,是賣方的市場;差的展會供過于求,是買方的市場,這規(guī)律展會行業(yè)與所有的經(jīng)濟流通領(lǐng)域一樣。展會的好壞在于好的展會一般都是專業(yè)性質(zhì),有一定的歷史,在本行業(yè)規(guī)模相當大,所以展會展出效果好、工作效率比較高。這是靠嚴格的管理、專業(yè)的技術(shù)、優(yōu)秀的展會設(shè)計和長期的努力才造就的,同時也因為展出效益好,參展的需求十分的旺盛。展會的組織方為了保證展會展出的質(zhì)量,對參展商和參觀的人員都進行了嚴格的篩選控制,參展者提出申請以后通過嚴格審查,也許需要幾年的燈帶方能參展。
 
其次,組織方對已參展者進行監(jiān)督檢查,對違反展會規(guī)定者予以處理乃至禁止參展。此外,對參觀者也進行控制,符合條件者方可參觀展會。這些措施保證了展會會的質(zhì)量和效益。
 
鑒于以上情況以及展會籌備周期長的特點,在做出展會選擇之后就應(yīng)立即著手展會工作。

參展者如何做好展會籌備工作(圖1)

首創(chuàng)展臺設(shè)計效果圖
 
第一,盡早著手做展會工作。首先是需要盡早提出參展申請。好的展會會可能有很多的申請參展者在等候。展會會組織方的公開原則是按先來后到排序,并基本按此原則接納新的參展者。因此應(yīng)盡早報名排隊。但是,排隊等候的實際情況可能并不十分透明,組織方很可能優(yōu)先照顧質(zhì)量好的展出者或者公關(guān)工作做得好的展出者。因此,展出者還可以做些公關(guān)工作,爭取優(yōu)先參展。當然也要做好長期排隊的準備。就世界最好的展會會而言,連續(xù)等候數(shù)年仍不能參展的現(xiàn)象很普遍。因為展會會面積有限,現(xiàn)在參展者大都不愿退出,便只有等待因違反展出規(guī)定而被禁止參展者的空缺。對于舉辦單獨展會會的展出者而言,也應(yīng)盡早落實場地,好的展場都很擁擠,尤其是好的展會時間,不提前幾年是租不到場地的。


第二,做好長期工作的打算,制定展會工作計劃,按部就班地開展各項工作。在所有的營銷方式中,展會可能是環(huán)節(jié)最多,周期最長的一種方式,而且各個環(huán)節(jié)互相連接。所有這些工作不可以(也不可能)等到最后時刻再做,不可以(也不可能)忽略某些環(huán)節(jié)不做。因此要制定周密的長期工作計劃安排,經(jīng)費、人員(籌備人員、展出人員)、工作項目(聯(lián)絡(luò)、調(diào)研、展品、運輸、設(shè)計、施工、宣傳、公關(guān)、膳食行等)、工作日程等等要統(tǒng)籌考慮安排。

展會展出預(yù)期的實現(xiàn)很大一部分原因取決于展會項目的合適與否,所以我們在展會的選擇上要給予足夠的重視,在參展之前我們需要在收集研究展會資料,從而進行分析比較,最后決定是否參展,這是一個調(diào)研、決策過程,我們必須付出足夠的耐心。選擇展會的工作可以從四個方面考量:綜合展會資料研究、根據(jù)具體展會資料進行研究、直接詢問有關(guān)方獲取資料進行研究、通過實地考察獲取資料進行研究。這四者后者比前者的結(jié)果要更準確,但是需要付出更多的時間和經(jīng)歷。參展者可以可以根據(jù)自身條件來使用某一種或者全部的方式來進行展會選擇工作。
 

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